ビジネスメールでは通常、一つのテーマに焦点を当てることが推奨されますが、時には複数のテーマを一通のメールで取り扱う必要が生じることもあります。
相手に内容を明確に伝えるための書き方について、本記事で詳しく説明します。
ビジネスメールで「話は変わりますが」を使うことは適切か?
ビジネスメールでは、プロフェッショナルな印象を保つために言葉遣いが非常に重要です。
特に、異なるトピックへの移行を伝える際に「話は変わりますが」というフレーズがよく使用されますが、この表現がビジネスシーンにおいて適切かどうかについて考えてみましょう。
「話は変わりますが」は適切?
「話は変わりますが」は、会話やメールで話題を切り替えたい時に使う便利なフレーズです。
よって使用しても悪い印象は与えないでしょう。
しかし、一部のビジネスパーソンは、「話は変わりますが」がカジュアルすぎると感じる場合もあるようです。
その場合は以下の代替表現も検討してみましょう。
相手との関係性やポジション関係などで使い分けてもいいかもしれません。
代替表現の使用
もしもっとフォーマルな表現を好む場合や、より洗練された印象を与えたい場合には、以下のような代替表現を考慮することができます。
- 別の話題に触れさせていただきますが
- 次の議題に移らせていただきますが
- 別件ですが、
これらの表現は、「話は変わりますが」よりもフォーマルであり、ビジネスメールにおいて尊敬語を使うことで相手に対する敬意を表すことができます。
テーマのシフトとビジネスメールでの接続詞の活用
新しいテーマに触れる主な方法は以下の三つです。
- 直接的なフレーズ「別件ですが」や「話は変わりますが」を使う方法
- 接続詞を使用してスムーズに話題を移行する方法
- メールの冒頭で、複数のテーマを明確に示す方法
それぞれのアプローチについて詳しく見ていきましょう。
直接的なフレーズの使用
新しいテーマに移る際に「別件ですが」や「話は変わりますが」を使用すると、テーマの変更がすぐに理解されます。
このようなフレーズは新しい話題への移行を明確にし、簡潔に表現するのに役立ちます。
接続詞の活用(テーマ転換の接続詞)
接続詞を用いてテーマを切り替える際、「さて」、「ところで」、「それでは」、「次に」といった語句が効果的です。
「また」という接続詞は追加情報を伝える際にも使われ、既存のテーマを補完する形で活用されることが一般的です。
メールの冒頭でテーマを明示
「今回は以下の二つのテーマについてお知らせします。最初に〜、次に〜」という形でメールを構成する方法です。
この手法により、接続詞「別件ですが」や「さて」を使わずに、扱うテーマを明確にし、受け手にとって理解しやすくなります。
話題を変える際の重要ポイント
新しい話題の意図を明確にする
新しい話題に移行する際は、その目的や意図を明確にすることが重要です。
異なるトピックについて事前に明示することで、メッセージの透明性を保ち、相手が内容を理解しやすくなります。
構成の整理
現在の話題を適切にまとめてから新しい話題に移行するようにしましょう。
新しいメールで話題を変更する検討
複数の話題を一つのメールで扱うのではなく、新しいメールを作成することが適切な場合もあります。
この選択は、既存のメールへの追記をするか新たに作成するか、関連性や話題の重要度に基づいて決まります。
「話は変わりますが」というフレーズのビジネスメールでの礼儀正しい使用方法
「話は変わりますが」というフレーズは、ビジネスメールでの丁寧な表現として広く用いられています。以下はその他の代替表現です。
- お話を変えさせていただきますが
- 別の話題に移りますが
- さて、
- 別の件についてですが
「話は変わりますが」を使ったメールの例文
ご回答を楽しみにお待ちしております。
まとめ
ビジネスメールで「話は変わりますが」という表現は使っても悪い印象は与えないことが多いです。
また、ビジネスメールで話題をスムーズに変更するためには、以下のポイントが役立ちます。
新しい話題の目的を明示する:新しい話題に移る前に、その目的や意図をはっきりと説明し、話題の変更が理解されやすくなるよう工夫します。
整理された構成を心がける:話題を変える前に、前の話題を適切に終え、新しい話題へ自然かつ明確に移行するために、メールの構成を工夫します。
前後の話題との関連性を示す:新旧の話題間のつながりを明確にすることで、メール全体の一貫性を保ち、内容の理解を促進します。
関連性がない場合、その点を明確にすることも重要です。
さらにいえば、話題が大きく変わる場合や、メールスレッドが長くなりすぎる場合は、新しいメールの作成を検討します。
これにより、メールの目的が明確に保たれ、受け手が追いやすくなります。
これらのポイントを活用することで、ビジネスメールはより効果的かつプロフェッショナルなコミュニケーション手段となり、相手への敬意と理解を示す手段となるでしょう。