最近、オンラインでのやり取りが主流になり、実際に名刺を交換する機会が減少しています。
名刺交換の頻度は少なったかもしれませんが、実際に名刺交換するシーンが完全になくなったわけではありません。
特に新しい職場に転職した際などは、名刺の受け渡しのマナーをしっかり理解しておくことが求められます。
そのような名刺交換の場では、名刺を受け取る際は、「頂戴いたします」とはっきり言い、礼儀をもって両手で受け取ることが基本です。
名刺交換の順序や名刺の保管方法にも注意しましょう。
また、予期せぬ名刺交換が発生した際に自分の名刺が足りなくなる場合の対応についても頭に入れておくとスムーズです。
名刺を受け取る際のフレーズ
名刺を受け取る時には、「頂戴いたします」としっかりと伝えましょう。
「頂戴いたします」
名刺を受け取る際には、両手を使って「頂戴いたします」と伝えることが大切です。
片手で受け取ったり、無言で受け取るのは避けましょう。
初対面のビジネスシーンでは緊張するかもしれませんが、基本的なマナーを守れば問題ありません。
はっきりと声を出して、相手に良い印象を与えましょう。
名前の確認と復唱
名刺を受け取ったら、すぐにしまうのではなく、内容を一通り確認することが重要です。
名前を確認し、「○○さんですね」と復唱することで、間違いを防ぎつつ相手に信頼感を与えます。
これからのビジネス関係を築く上で、相手の名前を間違えることは避けたいもの。
名刺交換は単なる形式ではなく、相手の名前を正しく覚えるための重要な手段です。
そのためにも、名刺に記載されている名前、肩書、連絡先などをしっかり確認しましょう。
名前の発音確認
名刺に記載された名前が読みにくい漢字の場合、その場で発音の確認をしましょう。
「珍しい姓ですね、どのようにお読みすればよいですか？」と軽く尋ねると良いです。
初対面の際に名前の読み方を尋ねることは失礼ではありません。
逆に、相手の名前を正しく覚えようとする姿勢は好印象を与えます。
しかし、読み方を尋ねる際は、敬意を表してやや低いトーンで質問することがポイント。
相手に配慮しつつ、控えめに尋ねるのがベストです。
名刺交換時の主要な3つのマナー
名刺交換はビジネスシーンにおける基本的なスキルであり、正確に行うことが求められます。
そこで、以下で紹介する主要なマナーを覚えておきましょう。
きれいな名刺の使用
使用する名刺は、常に清潔で新しい状態のものを用意しましょう。
長期間保管していた名刺は傷んでいることがありますので、交換前には名刺の状態を確認し、必要であれば新しく印刷しましょう。
特に転職後は、新たに作成した名刺に誤りがないかもよく確認することが重要です。
立った状態での交換
名刺交換は、座ったままではなく立った状態で行うのがマナーです。
相手とテーブルが間にある場合は、適切な場所に移動してから交換を行います。
もし座っている状態や机など、間に何かがある場合でも、慌てずに適切な立ち位置に移動しましょう。
相手が名刺を既に準備していても、適切な位置に移動してから交換することが礼儀です。
積極的な名刺の提示
一般的に名刺交換では、目下の者から名刺を出すことがマナーですが、相手が先に名刺を出してしまった場合にも動揺する必要はありません。
相手の動作を待つよりも、積極的に「名刺を交換させていただけますか」と声をかけ、自己紹介を行うことが好印象につながります。
名刺は常に手元に準備しておくことで、スムーズな交換が可能になります。
名刺が手元にないときの適切な対応方法
ビジネスの場で名刺が手元にない状況になることもあります。
そのようなときの対処法を紹介します。
相手の名刺は両手で受け取る
自分に名刺がない状況でも、相手の名刺は敬意をもって受け取りましょう。
「名刺がありませんので」と受け取りを拒むのはよくありません。
名刺交換は相手の情報を得るための重要な手段ですので、両手で「ありがとうございます」と受け取りましょう。
名刺がないことを伝えつつ自己紹介
名刺を受け取る際は、自身の名刺がないことを明確にし、「名刺はございませんが、私は○○と申します」と自己紹介を行いましょう。
これにより、相手に誠実な印象を与えることが可能です。
名刺がない場合は逆に、名前と顔をしっかり記憶してもらう絶好の機会ともなりえます。
名刺入れの携帯
名刺がない場合でも、相手からの名刺を適切に保管できるように、名刺入れを常に持ち歩くことが望ましいです。
名刺を適切に保管することはビジネスマナーの基本であり、相手にも良い印象を与えます。
まとめ
名刺を受け取る際は、「ありがとうございます」と両手で丁寧に受け取り、名前の読み方を確認することが基本です。
また、名刺が手元にない場合でも、相手の名刺を両手で受け取り、自己紹介をしっかりと行ってから、頂いた名刺を名刺入れに保管することが好ましいです。
よって名刺入れは常に携帯しておきましょう。
名刺交換はビジネスシーンでの基本的なエチケットであり、これらのマナーを守ることでプロフェッショナルな対応ができるようになります。
