返信用封筒を使用する機会も少なくなっていますが、時には返信用封筒を使う必要があり、その扱いに困ることもあります。
宛名の末尾には「行」か「宛」？
差出人の名前を返信用封筒に記載する？
など、疑問に持ったことがある人も多いのではないでしょうか？
以下では、返信用封筒の使い方に関する一般的な疑問を解説していきます。
返信用封筒の宛名に「行」と「宛」のどちらを付けるか？
返信用封筒の宛名には、組織名や個人名の後に「行」を付けるのが一般的です。
- 文字サイズは組織名や個人名より少し小さく
- 縦書きの場合は左に、横書きの場合は下に位置するか、または間にスペースを空ける
これにより宛名を明確にします。
例えば、氏名が「雅行」の場合、「雅さん宛」と誤解されないようにします。
「宛」は主に送付状や会話で使われ、「○○宛に送ってください」という表現で使用されます。
一般的には「行」の使用が無難ですが、時代によっては次のような異なるアプローチもあります。
- 返信先の宛名に何も付けない
- 返信先の宛名に「様」や「御中」を付ける
- 返信先の宛名に「殿」を付ける（一般的ではない）
宛名に「様」や「御中」を付けることは、時代の変化に合わせた新しい気遣いと言えるかもしれません。
ただし、自己の名前に敬称を付けることは通常避けられます。
しかし受取人の手間を省くために、「様」や「御中」を最初から書くことも親切な行為とも考えられます。
それでも、自分の名前に「様」や「殿」を付けるのは一般的でないことは覚えておきましょう。
返信用封筒に記載する際は、相手への配慮と敬意を忘れないのが大切です。
返信用封筒で差出人情報をどう扱う？
返信用封筒では、差出人情報を記入する必要は通常ありません。
その理由は以下の通りです。
- 返信用封筒には通常、送り先が明確に記載されているため、返送が必要になることは少ない。
- 差出人が法人の場合、所属部署や担当者が変わる可能性があるため、固定して差出人情報を記載するのは適切ではない。
- 相手の住所や氏名を勝手に記入することは、相手に対して不適切な行為とされることがある。
返信用封筒の切手の貼り方と料金設定について
通常、返信用封筒には後払いや着払いの設定がない場合、切手を貼るのが一般的です。
これは、返信を求める相手に、封筒に書類を入れてポストに投函するだけで済むようにするための配慮です。
返信が必要な場合は、相手の手間を省くために切手の貼付が必要です。
返信用封筒に必要な切手の料金
返信用封筒の切手料金は、封筒の大きさと重さによって異なります。
返信用封筒の内容物の重さを基に、必要な郵便料金を計算し、適切な切手を選びます。
2024年6月現在の主な料金は以下の通りです。
定型郵便物
サイズ：14～23.5cm以内×9～12cm以内、厚さ1cm以内
- 25g以内：84円
- 25g超50g以内：94円
定形外郵便物
サイズ：規格内、34cm以内×25cm以内×3cm以内、1kg以内
- 50gまで：120円
- 100gまで：140円
- 150gまで：210円
- 250gまで：250円
- 500ｇまで：390円
- 1㎏以内：580円
切手料金が不足するとどうなる？
切手料金が不足している場合、郵便局からの対応として、
- 差出人への返送
- 受取人に対する不足額の請求
- 受取人が不在や支払いを拒否した場合の差出人への返送
があります。
料金不足のために返信封筒が届くまでに時間がかかったり、受取人が返信を断念する可能性もあります。
これを避けるためには、事前に正確な料金を確認しておくことが重要です。
切手料金の正確な確認方法
封筒が定型か定形外かを確認し、返信用封筒に入れる予定の物の重さを計量します。
計量した重さに基づいて適切な切手を選びます。
全体の重さが料金の境界に近い場合は、安全のために次の料金段階の切手を貼ることをおすすめします。
返信用封筒の正しい入れ方
返信用封筒を入れる際は、相手が容易に取り出せるよう、直感的でわかりやすい方法を心掛けることが重要です。
返信封筒は相手に自分宛てに返送してもらうために使用するものですから、折り曲げても問題ありません。
しかし、送付する封筒にぴったり収めると取り出しにくくなることがあるため、以下の点を考慮してください。
- 返信用封筒は、宛名（自分の名前）が外側に来るように折ります。
- 取り出しやすさを考慮し、送付封筒の開封口から遠い方、つまり下部に位置するように入れましょう。
- 返信用封筒と送付用封筒が同じサイズの場合は、二つ折りまたは三つ折りにして入れると良いでしょう。
- 切手を貼った場合は、ノリが完全に乾いてから封筒に入れることで、内部での粘着を防ぎます。
まとめ
返信用封筒の宛名には一般的に「行」を添えますが、時代の変化に応じて変わる可能性もあります。
個人宛ての場合は「行」、企業や団体宛ての場合は「御中」を使用すると間違いありません。
また返信用封筒に貼る切手に関しては、料金不足にならないよう注意が必要です。
正確な郵便料金を確認するために、レタースケールで重さを量り、必要な切手を選ぶことが大切です。
